17 de noviembre de 2020

Graduarte en tiempos de COVID, ¿what?

Graduarse tras años llenos de largos días de clases, estudio, exámenes (y más que alguna fiesta…) es un día que todos guardamos en nuestra memoria para siempre. Un día para ponernos guapos y celebrar junto a nuestros familiares y amigos que tanto esfuerzo, por fin, ha dado sus frutos.

El gran reto. Graduarse en 2020

Que el año de tu graduación sea el 2020, es… “un gran fastidio” por no decir otra cosa. Manifestaciones, conflictos, incendios catastróficos y una pandemia mundial… Sí, escenas dignas de una película de terror en toda regla, de la cual, ya han sacado hasta tráiler.  

Este vídeo, producido por Grim Sausage, parece sacado de una super producción de Hollywood, pero lamentablemente es la pura realidad de este 2020.

«¿Cómo hacemos para seguir celebrando cosas cuando el mundo, tal y como lo conocíamos, está roto?».

En el departamento de Marketing de Marina de Empresas llevamos todos estos meses con un montón de reflexiones y debates sobre este tema. ¿Qué hacer con todos los eventos que en un año normal haríamos (graduaciones, eventos con emprendedores o inversores, jornadas de puertas abiertas, eventos formativos, de networking, …)?

Hemos tenido que tomar decisiones muy difíciles como cancelar un acto de Clausura del Curso 15×15, el evento más importante para EDEM en el que el último jueves de mayo de cada año reunimos a más de 1000 empresarios y directivos, o un Investors´ Day, donde nuestros emprendedores de Lanzadera tienen la oportunidad de presentar sus proyectos ante unos 250 inversores… 

Y es que en estos momentos al celebrar un evento ya no te juegas solo la imagen y prestigio de tu marca o el dinero invertido, sino que también entra en juego otra variable, la salud, lo más importante que tenemos

Y esto es lo que ha primado en cada una de nuestras decisiones.

Por suerte la vida sigue y, como Risky People que somos todos los que formamos parte de Marina de Empresas, en nuestro ADN llevamos el esforzarnos por hacer que las cosas pasen. 

Sabemos que está en nuestras manos adaptarnos a esta nueva situación, continuar y poner nuestro granito de arena para hacer que el 2020 también tenga algún recuerdo bonito.

Por eso, entre todas nuestras reflexiones y debates sobre qué hacer en cada evento, también hemos visto la luz y, gracias a la creatividad del equipo, hemos podido continuar y sacarle brillo a eventos en los que lo fácil hubiera sido cancelar o aplazar. Un ejemplo, de cuyo resultado estamos más que orgullosos este año, es la Graduación de nuestros Grados universitarios (Grado ADE e Grado IGE). 

Si el 2020 fuera un año normal.

En un año “normal”, la Graduación de Grados se hubiera celebrado en junio y con unas 350 personas aproximadamente entre los que estarían alumnos, familiares, amigos, profesores, staff y representantes de la Universitat de València y de la Universidad Politécnica de Valencia, de las cuales somos centro adscrito. 

Hubiéramos hecho una entrega de orlas y diplomas “normal”, y cuando digo “normal” me refiero a que la mesa presidencial pueda entregarlos dando la enhorabuena al alumn@, y que el/ella de las gracias por su parte, con un buen apretón de manos. 

Hubiéramos hecho una celebración por todo lo alto con música, un buen cóctel, un photocall en el que alumnos y familiares pudieran hacerse fotos en grupos incluso disfrazándose y, sobre todo, hubiera habido muchos abrazos y muchas muestras de cariño de compañeros, amigos y familiares para celebrar un día tan importante y especial como es la graduación para nuestros alumnos y para nosotros.

La realidad.

Llegó junio y, efectivamente, el horno no estaba para bollos. La película de terror de 2020 había mejorado un poco aquí en Valencia, pero nos traía una nueva “normalidad” limitada por un montón de restricciones que, por supuesto, afectaban a cualquier tipo de reunión social. En ese momento decidimos que lo mejor era aplazar y esperar a ver cómo evolucionaban las cosas. Queríamos darle otra oportunidad a este 2020 porque no podía ser tan malo como para dejar a nuestros alumnos sin su día especial.

Durante los siguientes meses parecía que se iba tomando el control y la película iba tomando un tono más relajado. 

Las cifras de afectados por la COVID-19 en nuestra comunidad eran bastante “buenas” y la normativa marcada en ese momento más flexible, por lo que decidimos que era el momento para añadir a la agenda 2020 algo bonito. 

Decidimos celebrar la graduación de nuestros Grados.

Cuando he dicho que la normativa marcada era “más flexible” tal vez he sido bastante optimista, pero si la comparamos con el escenario en el que exactamente hoy nos encontramos, es cierto que estábamos bastante bien y acertamos con nuestra decisión. Ahora mismo con unas cifras de contagio que nos devuelven a la película de terror y con un estado de alarma, no hubiéramos podido hacerlo.

En esos momentos la normativa de aforos sólo permitía 79 personas dentro de nuestro auditorio (normalmente caben 236) y teníamos 72 alumnos que se graduaban.

Lo fácil en esta situación hubiera sido decidir que vinieran sólo los alumnos que son quienes tenían que graduarse, pero nosotros, Risky People que somos, pensamos que el día de tu graduación universitaria es un día muy especial, y en tus días especiales no pueden faltar tus familiares y amigos, ¿verdad? 

Pues 5 fueron los posibles escenarios que dibujamos con sus pros y contras para intentar que esto fuera posible.

Posibles escenarios.

1. Hacer una graduación para ADE un viernes por la tarde y la de IGE un sábado por la mañana. De esta manera podían venir familiares y podíamos aprovechar la inversión realizada en decoración y montaje. Muy fácil… pero haciendo de nuevo los cálculos, si los alumnos de ADE traían 2 familiares, ya superábamos el aforo en un 85%. Por tanto, propuesta KO.

2. Ubicamos a los familiares dentro del auditorio y a los alumnos en el hall. En ambos lados se ve en pantalla lo que está pasando en el otro. El maestro de ceremonias va moviéndose de un lado a otro y el alumno entra de uno en uno al auditorio para subir al escenario y recoger su orla y diploma frente a sus familiares. De esta manera los familiares podían presenciar la graduación de sus hijos y cumpliamos aforos en ambos espacios, pero ¿y al terminar el evento? Se juntarían familiares y alumnos formando un gran grupo de personas en un mismo espacio y eso ya era superar mucho nuestros límites “risky”. Descartamos esta opción porque podría ser peligroso y por la mala imagen que podríamos dar.

3. Hacer la Graduación en el exterior, en uno de los Tinglados de la Marina de Valencia que tenemos al lado. La normativa permitía en ese momento eventos con hasta 400 personas en el exterior, sentadas y con distanciamiento de 1,5m. Esta opción cumplía con todo lo que necesitábamos, pero estábamos a 15 días de la graduación y la cantidad de permisos y proyectos que teníamos que presentar para poder hacerlo era tal que era imposible que llegáramos a tiempo. Además, el coste de customizar el espacio para poder celebrar ahí el evento (audiovisuales, escenario, sillas, etc.) se iba de nuestro presupuesto.

4. Mismo escenario que el 1 dividiendo la Graduación de los alumnos de ADE en dos grupos. Unos se graduarían de 09:30h a 11:30h y otros de 12:30 a 14:30h. En esta opción también cumplimos con todo: pueden venir familiares y respetamos aforos y presupuesto, pero ¿cómo dividimos a los alumnos? Tu querrías graduarte con todos tus compañeros y amigos, ¿no?

5. Alumnos en auditorio y familiares lo siguen desde casa online. Esta fue la opción que elegimos. Y vais a decir… “¿tanto misterio para hacer un evento así de frío?” Pues nos estrujamos los sesos para que, a pesar de que esta era la situación, fuera un día inolvidable tanto para alumnos como familiares.

¿Cómo lo hicimos?

«Nuestros alumnos no sabían nada de que sus familiares iban a estar presentes en el evento de esta manera. Probablemente a algún pajarillo se le escapó y más de uno acabó enterándose previamente, pero os aseguramos que fue una gran sorpresa para la mayoría de nuestros alumnos y fue un momento muy emotivo».

Unos días antes enviamos a los familiares un email explicándoles la situación e invitándoles a ser parte activa del evento a pesar de tener que seguirlo desde casa. ¿Cómo?

  • Poniéndose guapos como si fueran a venir presencialmente al acto de Graduación.
  • Encendiendo sus cámaras para que durante el evento los alumnos pudieran ver que sus familiares estaban en pantalla apoyándoles en ese momento tan importante para ellos.
  • Descorchando una botella de vino o champagne para brindar “virtualmente” con sus hijos al finalizar el acto y celebrar así “juntos” este día tan especial.
  • Dando unas palabras en el evento. Un padre de una alumna de ADE y un padre de un alumno de IGE, aparecieron en pantalla y dieron unas palabras de apoyo a sus hijos y a sus compañeros. 

Y esto no fue todo...

No solo fueron los familiares y amigos quienes siguieron el evento desde casa. También teníamos alumnos que, por diferentes motivos (vivir fuera de nuestra comunidad o de España o por haber estado en contacto con un positivo….), no pudieron estar físicamente con sus compañeros, pero pudieron graduarse igualmente. 

Les nombramos uno a uno y, con ellos en pantalla, les aplaudimos con todas nuestras fuerzas para transmitirles nuestra alegría y nuestra enhorabuena.

Además, hicimos un photocall adaptado a la nueva normativa marcando bien en el suelo los puntos donde podían ubicarse para garantizar la distancia de 1,5m de seguridad con tres vinilos en los que, en cada uno, ponía una frase.

Además, en una graduación “normal” hubiera sido algún empresario o directivo referente quien hubiera sido el padrino/madrina de graduación. 

Pensamos que este año tan duro para todos, era un buen momento para hacer aún más conciencia social y poner en valor a nuestros sanitarios, quienes han sido los verdaderos protagonistas de esta película de terror del 2020.

Por eso en esta ocasión, Aroa Oltra, Médico de urgencias en el Hospital Clínico de Valencia, fue quien dio unas palabras como madrina de esta graduación tan diferente y a la vez especial. Sus palabras nos hicieron ver que la película de terror tenía poco de película y que era pura realidad, lloramos (¡mucho!) y nos dimos cuenta de que «las personas somos capaces de hacer mucho más de lo que imaginamos y de sacar fuerzas cuando pensamos que ya nos las tenemos”.

Play Video

Sin duda un acto de Graduación diferente, en un año diferente, pero que creamos y vivimos con muchísima ilusión y emoción. 

Ahora las circunstancias por desgracia son aún peores y en estos momentos no hubiéramos podido celebrarlo de esta manera. Estamos orgullosos de haber tomado la decisión a tiempo y de haber podido encontrar una fórmula que, aunque adaptada al momento, nos permitiera poder celebrar un día tan memorable para nuestros alumnos y para nosotros.

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